"Avec BeYourGuest, chaque event marque les esprits des invités"
our des évènements ponctuels ou récurrents, BeYourGuest propose des concepts à la carte et vous ôte tout le poids de l'organisation : un budget contrôlé, une organisation bien huilée, une sélection minutieuse des prestataires.
Be Your Guest prend en mains toutes les étapes du processus de la création de votre évènement :
Be Your Guest crée des évènements professionnels qui touchent, émerveillent et marquent les esprits tout en étant alignés sur la culture de l’entreprise et sur les objectifs de communication à atteindre.
Notre challenge au quotidien : combiner les ingrédients de la réussite tant pour les participants que pour l’entreprise.
Avec Be Your Guest, l'impact de votre évènement est garanti !
"Devant les croquis de notre futur event, nous imaginions les regards surpris et le sourire de notre personnel."
L'organisation de séminaires est souvent lourde en charges administratives et problèmes techniques. BeYourGuest et ses partenaires en ont fait leur spécialité !
La performance et la motivation des vos équipes sont les clés du succès de votre entreprise. Remercier les équipes tout en les fédérant, c'est le moteur de BeYourGuest !
Chaque entreprise se doit de remercier pour leur engagement et leur fidélité leur personnel, leurs clients ou leurs partenaires business.
Les soirées "Back to the 70, 80, 90, 20's" ont un effet "fun" 100% garanti. Même les plus irréductibles se prêtent au jeu du déguisement, des animations et de la piste de danse
En plein air, au milieu des ruines d'une abbaye, mystère, lumière tamisée et food trucks
Le thème Infinity a été développé pour fêter les 50 ans d'une société qui voulait célébrer et remercier les partenaires du passé, du présent et du futur de la société
Les magazines vous conseillent de commencer par un retro-planning… mais cela suppose que vous sachiez ce qu’il faut planifier ! Nous vous recommandons donc de démarrer en définissant vos priorités : qu’est-ce qui est important pour nous deux ? que détesterions-nous avoir ? qui souhaitons-nous inviter ? Construisez votre fil rouge : il vous guidera bien mieux qu’un retro-planning !
Document pour vous aider dans cette démarche disponible via mail
Cette journée passe si vite ! alors préparez-la pour la vivre à deux. D’abord, lâchez prise 1 semaine avant !
1er truc : dans votre agenda, prétendez que le mariage a lieu une semaine avant, vous libérerez ainsi quelques jours pour souffler.
2nd truc : déléguez ! à un coordinateur, à vos témoins ou, encore mieux… à quelque invité moins proche ravi d’être mis ainsi en avant !
3eme truc : ménager des plages pour vous deux dans le planning de la journée (juste après la cérémonie, juste avant de passer à table).
4eme truc : 3 jours avant le mariage, réservez-vous une soirée à deux…pour discuter de vos attentes, de vos peurs et de vos rêves (et non de l’organisation !) pour la journée.
En connaissant ce qui motive l’autre, vous partagerez ces moments !
Tout est possible, du plus petit au plus gros budget. Alors, commencez par créer votre liste d’invités en plusieurs pots : ceux qui sont indispensables, ceux que vous vous trouvez importants... et ceux que vous souhaiteriez invités si possible.
Demandez ensuite des devis aux traiteurs et aux salles. Cela vous donnera déjà une idée du budget de base !
« Le coeur a ses raisons que la raison ne connaît pas »…
Organiser sa fête dans sa propriété est un rêve… Mais qui doit s’appuyer sur quelques réalités : le budget, la tente à prévoir, ne pas oublier l’accès pour le traiteur, etc.
Sans oublier la logistique à prévoir :parking, toilettes, accès à l’eau, installation électrique assez puissante, le voisinage et les règles communales.
Et se réveiller le lendemain de la fête… dans les démontages et autres dérangements.
Rassurez-vous : le jeu en vaut parfois (souvent) la chandelle !
Si tout vous est imposé, rappelez-vous qu’il s’agit de VOTRE événement.
Donc,assurez-vous que vos envies sont prises en compte pour que votre fête soit unique.
Par contre, il y a un gros avantage car les prestataires connaissent magnifiquement le lieu et s’organiseront également entre eux pour les montages.
Si le choix des prestataires vous appartient, vous pourrez créer l’atmosphère à votre mesure…
Mais vous aurez un peu plus de gestion pour coordonner les mises en place.
Assurez-vous que les prestataires ont vu le lieu avant et compris les enjeux éventuels liés à cet espace.
Pour le lieu, un seul mot d’ordre : Suivez votre instinct ! Mais quelques critères doivent être pris en compte !
Le lieu est-il assez grand ? Prévoir 1m² par personne pour le repas, 0,5m² par personne pour le vin d’honneur.
Demandez un plan : il vous aidera pour établir vos plans de tables !
N’oubliez pas de vérifier l’aspect logistique : comment sont les toilettes ? le parking est-il facile ? où se placeront les camions du traiteur ?
Le traiteur connaît les doses … mais vous êtes peut-être tenté par l’idée d’amener vos propres vins. Voici quelques ordres de grandeur (à adapter si nécessaire aux grands buveurs !) :
- Champagne (pour vin d’honneur et dessert) : 1 bouteille pour 2 personnes.
- Vin blanc: 1 bouteille pour 4 personnes (repas).
- Vin rouge : 1 bouteille pour 3personnes (repas).
Mais n’oubliez pas : Le droit de bouchon existe et permet de payer le service et la vaisselle !
Ne vous y trompez pas : l’un n’est pas plus cher que l’autre !
Le buffet demande énormément de temps de préparation.
Le menu 3 services demandera plus de serveurs.
L’un dans l’autre, vous serez à des prix équivalents. Le buffet permet plus d’échanges entre les tables mais fait plus« désordre ».
Si vous ponctuez votre dîner de discours, pensez à ajouter un Gingle Musical pour ramener tout le monde à table au moment des interventions de chacun !
Pour un buffet, on doit planifier deux passages au buffet pour la majorité, un 3èmepour les gourmands… bref… c’est la même chose qu’un menu 3 services.
Comptez donc 3 heures dans votre planning : cela permettra d’insérer 6 discours dans le tempo (moyenne de 5 à 10 minutes max par discours)
Quand on pense "prestataire technique", on pense souvent au DJ et à la piste de danse.
Pourtant, ils pourront être votre partenaire décoration.
Demandez à votre partenaire de vous proposer des éclairages d’ambiance appropriés aux salles mais aussi à la saison.
Grande tentation : quand vous n’aimez pas un point spécifique de votre salle, la tentation est grande de vouloir la « cacher » sous la décoration.
Nous vous recommandons plutôt d’attirer le regard vers un autre point de la salle que vous adorez.
Pour cela, rien ne vaut l’éclairage : laissez dans l’ombre ce que vous détestez, portez une lumière sur ce qui vous plaît !
Comment sélectionner mon photographe ? Plus important que la qualité technique des photos, n’oubliez pas que cette personne sera dans votre intimité toute la journée. Assurez-vous que l’alchimie fonctionne avec cette personne !
Et la technologie ? A utiliser sans modération ! Mais… n’oubliez pas de fixer vos limites ! N’hésitez pas à informer vos invités de ce que vous autorisez sur les réseaux sociaux.
Avec tous vos sens ! Tâtez la qualité du papier, vérifiez le grammage, etc.
Assurez-vous que tout est maîtrisé de la conception à l’impression.
