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Vos events pros réglés comme du papier à musique en respectant objectifs et budget
BeYourGuest, la garantie d'évènements mémorables :
du design à la planification, de la préparation à la réalisation. Rien n'est laissé au hasard !

"Avec BeYourGuest, chaque event marque les esprits des invités"

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our des évènements ponctuels ou récurrents, BeYourGuest propose des concepts à la carte et vous ôte tout le poids de l'organisation : un budget contrôlé, une organisation bien huilée, une sélection minutieuse des prestataires.

Think BYG, think BeYourGuest - Votre EVENT en 4 étapes

Be Your Guest prend en mains toutes les étapes du processus de la création de votre évènement :

  1. comprendre le sens et les enjeux de l'évènement pour votre entreprise. Définir ensemble les 3 mots-clés qui doivent être le fil rouge de votre event.
  2. co-imaginer l'évènement dont vous rêvez sur base de nos croquis et conseils sur mesure. Scénariser votre event pour que vous vous y projetiez et validiez chaque aspect.
  3. orchestrer tous les intervenants avant, pendant et après l'event en veillant au moindre détail.
  4. débriefer avec vous sur les retombées de l'évènement pour votre entreprise

Un réel "PLUS" pour votre entreprise

Be Your Guest crée des évènements professionnels qui touchent, émerveillent et marquent les esprits tout en étant alignés sur la culture de l’entreprise et sur les objectifs de communication à atteindre.

Notre challenge au quotidien : combiner les ingrédients de la réussite tant pour les participants que pour l’entreprise.

Avec Be Your Guest, l'impact de votre évènement est garanti !

"Devant les croquis de notre futur event, nous imaginions les regards surpris et le sourire de notre personnel."
BeYourGuest, la garantie d'évènements mémorables :
du design à la planification, de la préparation à la réalisation. Rien n'est laissé au hasard !
Parlons-en sans attendre !

Les services Be YOUR GUEST

Partielle ou de A à Z

Lâcher prise le Jour J

Scénographie de votre fête

Le réseau Be Your guest

BeYourGuest - réseau de partenaires

TRUCS ET ASTUCES POUR DES Fêtes réussies

Par quoi dois-je commencer ?

Les magazines vous conseillent de commencer par un retro-planning… mais cela suppose que vous sachiez ce qu’il faut planifier !  Nous vous recommandons donc de démarrer en définissant vos priorités : qu’est-ce qui est important pour nous deux ? que détesterions-nous avoir ? qui souhaitons-nous inviter ? Construisez votre fil rouge : il vous guidera bien mieux qu’un retro-planning !

Document pour vous aider dans cette démarche disponible via mail

Petits trucs pour vivre à deux cette journée inoubliable ?

Cette journée passe si vite ! alors préparez-la pour la vivre à deux. D’abord, lâchez prise 1 semaine avant !

1er truc : dans votre agenda, prétendez que le mariage a lieu une semaine avant, vous libérerez ainsi quelques jours pour souffler.
2nd truc : déléguez ! à un coordinateur, à vos témoins ou, encore mieux… à quelque invité moins proche ravi d’être mis ainsi en avant !
3eme truc : ménager des plages pour vous deux dans le planning de la journée (juste après la cérémonie, juste avant de passer à table).
4eme truc : 3 jours avant le mariage, réservez-vous une soirée à deux…pour discuter de vos attentes, de vos peurs et de vos rêves  (et non de l’organisation !) pour la journée. 

En connaissant ce qui motive l’autre, vous partagerez ces moments !

Quel Budget devons-nous définir ?

Tout est possible, du plus petit au plus gros budget.  Alors, commencez par créer votre liste d’invités en plusieurs pots : ceux qui sont indispensables, ceux que vous vous trouvez importants... et ceux que vous souhaiteriez invités si possible.  

Demandez ensuite des devis aux traiteurs et aux salles. Cela vous donnera déjà une idée du budget de base !

Chez nous ou dans un lieu prévu pour ?

« Le coeur a ses raisons que la raison ne connaît pas »…

Organiser sa fête dans sa propriété est un rêve… Mais qui doit s’appuyer sur quelques réalités : le budget,  la tente à prévoir, ne pas oublier l’accès pour le traiteur, etc.
Sans oublier la logistique à prévoir :parking, toilettes, accès à l’eau, installation électrique assez puissante, le voisinage et les règles communales.  
Et se réveiller le lendemain de la fête… dans les démontages et autres dérangements.  

Rassurez-vous : le jeu en vaut parfois (souvent) la chandelle !

Dans la salle, prestataires imposés ou libres ?

Si tout vous est imposé, rappelez-vous qu’il s’agit de VOTRE événement.  

Donc,assurez-vous que vos envies sont prises en compte pour que votre fête soit unique.
Par contre, il y a un gros avantage car les prestataires connaissent magnifiquement le lieu et s’organiseront également entre eux pour les montages.
Si le choix des prestataires vous appartient, vous pourrez créer l’atmosphère à votre mesure…
Mais vous aurez un peu plus de gestion pour coordonner les mises en place.  

Assurez-vous que les prestataires ont vu le lieu avant et compris les enjeux éventuels liés à cet espace.

Comment choisir le lieu ?

Pour le lieu, un seul mot d’ordre : Suivez votre instinct ! Mais quelques critères doivent être pris en compte !
Le lieu est-il assez grand ? Prévoir 1m² par personne pour le repas, 0,5m² par personne pour le vin d’honneur.  
Demandez un plan : il vous aidera pour établir vos plans de tables !

N’oubliez pas de vérifier l’aspect logistique : comment sont les toilettes ? le parking est-il facile ? où se placeront les camions du traiteur ? 

Quelle quantité de vins dois-je prévoir ?

Le traiteur connaît les doses … mais vous êtes peut-être tenté par l’idée d’amener vos propres vins.  Voici quelques ordres de grandeur (à adapter si nécessaire aux grands buveurs !) :

- Champagne (pour vin d’honneur et dessert) : 1 bouteille pour 2 personnes.
- Vin blanc: 1 bouteille pour 4 personnes (repas).  
- Vin rouge : 1 bouteille pour 3personnes (repas).  

Mais n’oubliez pas : Le droit de bouchon existe et permet de payer le service et la vaisselle !

Menu 3 services ou Buffet ?

Ne vous y trompez pas : l’un n’est pas plus cher que l’autre !  

Le buffet demande énormément de temps de préparation.  
Le menu 3 services demandera plus de serveurs.  
L’un dans l’autre, vous serez à des prix équivalents. Le buffet permet plus d’échanges entre les tables mais fait plus« désordre ».  

Si vous ponctuez votre dîner de discours, pensez à ajouter un Gingle Musical pour ramener tout le monde à table au moment des interventions de chacun !

Comment calculer la durée d’un repas?

Pour un buffet, on doit planifier deux passages au buffet pour la majorité, un 3èmepour les gourmands… bref… c’est la même chose qu’un menu 3 services.

Comptez donc 3 heures dans votre planning : cela permettra d’insérer 6 discours dans le tempo (moyenne de 5 à 10 minutes max par discours)

La lumière comme partie du décor

Quand on pense "prestataire technique", on pense souvent au DJ et à la piste de danse.
Pourtant, ils pourront être votre partenaire décoration.  
Demandez à votre partenaire de vous proposer des éclairages d’ambiance appropriés aux salles mais aussi à la saison.

Atmosphère : Cacher ou montrer ?

Grande tentation : quand vous n’aimez pas un point spécifique de votre salle, la tentation est grande de vouloir la « cacher » sous la décoration.
Nous vous recommandons plutôt d’attirer le regard vers un autre point de la salle que vous adorez.  
Pour cela, rien ne vaut l’éclairage : laissez dans l’ombre ce que vous détestez, portez une lumière sur ce qui vous plaît !

Quel photographe choisir ?

Comment sélectionner mon photographe ? Plus important que la qualité technique des photos, n’oubliez pas que cette personne sera dans votre intimité toute la journée.  Assurez-vous que l’alchimie fonctionne avec cette personne !

Et la technologie ? A utiliser sans modération ! Mais… n’oubliez pas de fixer vos limites ! N’hésitez pas à informer vos invités de ce que vous autorisez sur les réseaux sociaux.

Comment choisir mon invitation ?

Avec tous vos sens !  Tâtez la qualité du papier, vérifiez le grammage, etc.

Assurez-vous que tout est maîtrisé de la conception à l’impression.

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